請求書・領収書などを電子データで受け取っています。
どのように保存すれば良いでしょうか。
電子取引で受け取った場合、今までは紙に印刷して保存していましたが、2024年1月以降はデータのままで保存しなければならなくなりました。
電子取引とは下記のものが該当します。
- 電子メールに添付されたPDF等による請求書・領収書
- 取引情報が記載されたメール
- ホームページからダウンロードした請求書・領収書
- ホームページ上に表示される請求書・領収書を画面印刷
- クラウドサービスを利用した電子請求書・電子領収書
- クレジットカードの利用明細データ、ICカードの支払データ、アプリによる決済データ
- EDIシステム上のデータ
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機のデータ
- DVDなどの記録媒体で受領した請求書・領収書
電子取引データは下記の方法で保存しなければなりません。
- 改ざん防止措置をとること
タイムスタンプや履歴が残るシステムを利用して改ざん防止措置をとらなければなりません。 そのような方法が難しい場合には、改ざん防止のための事務処理規程を作成し運用する方法でも構いません。 - 検索機能を確保すること
日付・金額・取引先で検索できるようにする必要があります。
システムを利用しなくても、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法、データのファイル名に日付・金額・取引先を入力して特定のフォルダに集約する方法などでも構いません。 - ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける
税務調査時には、速やかにデータが出力できるようにしておく必要があります。
